回顧波斯灣戰(zhàn)爭，聯(lián)軍能獲得壓倒性的勝利，除了有良好指揮系統(tǒng)外，最重要的原因莫過于后勤支持了。綜觀古今大部分戰(zhàn)役能夠獲勝的一方，其后勤支持的優(yōu)劣起了關(guān)鍵性作用。企業(yè)資材部門猶如軍事中之后勤部門，如何適時提供良好的器材及設(shè)備給工程單位，讓工程單位外出施作時器材不致匱乏，為企業(yè)創(chuàng)造最大利潤，是資材部門主管所要關(guān)心及注意的問題。
采購后的材料設(shè)備管理
一般采購的責(zé)任是包括所有購買的程序，并不僅僅是開出訂單而已，也包括需求的確定、供貨商之尋覓與選擇及其它購買條件的協(xié)議，交期的跟催與材料的驗貨及采購后的設(shè)備管理。\r\n依材料進貨的用途可分為項目工程使用（包含零星工程）、安全庫存及一般統(tǒng)購性材料設(shè)備。項目工程所需材料，進貨后可由工程師憑申請單一次性領(lǐng)出，亦可分階段領(lǐng)出，未領(lǐng)出的先入庫存，由倉管人員代管；安全庫存及一般統(tǒng)購性材料設(shè)備經(jīng)驗收或完成后直接入庫存，待其它工程需要時再領(lǐng)出。\r\n但必須注意的是，倉管人員的資料要清楚、思路要清晰，不可以將材料設(shè)備搞混，否則等到項目工程要提領(lǐng)貨品時，卻發(fā)現(xiàn)已被使用掉，勢必影響工程進度。
驗貨的重要性
器材送到公司后一定要馬上進行拆封清點，清點無誤后方可簽收，否則等簽收完送貨人員離去后才發(fā)現(xiàn)數(shù)量或規(guī)格不對，就會徒增作業(yè)上的麻煩。當(dāng)出現(xiàn)數(shù)量短少時，若再要求供貨商補送，一定會引起不必要的爭執(zhí)，如又必須馬上施作時，工程可能會因此延宕；當(dāng)規(guī)格不對時，會影響工程進度并損失運費，所以器材進貨時一定要做好驗貨的動作。
收貨與驗貨的流程
材料設(shè)備抵達驗收后一定要填寫進貨登記日報表，載明貨品名稱、入場時間、數(shù)量、用途及收貨人。進貨登記日報表能使管理者了解每日進貨狀況，也方便采購人員及工程人員查閱，以掌握自己請購的器材抵達情況，安排下一個工作。\r\n筆者公司曾經(jīng)發(fā)生工程師所申購的器材早已經(jīng)進貨，但收貨人員卻沒告知，導(dǎo)致工程人員以為貨品尚未進場，而遲遲不敢安排進場施工，造成公司損失。后經(jīng)筆者設(shè)計報表要求收貨人員每次均要開箱驗貨，這樣一來工程師便可隨時查閱所屬的貨品是否抵達，收貨人員也不必在貨品運到后，再一一通知工程師，浪費人力物力，又不會出現(xiàn)上述情況，可說是一舉數(shù)得。\r\n依目前情況而言，安全器材商驗貨一般只能清點器材數(shù)量及零配件是否足夠，再來就是規(guī)格型號是否與訂購的相同，至于產(chǎn)品是否堪用外觀是看不出來，還是須等實際使用后才能知道。
驗貨發(fā)生問題的處理方式
驗貨時若發(fā)生問題需馬上向供貨商反應(yīng)，如規(guī)格不符合或貨品有瑕疵馬上辦理退貨，并重新進貨；如數(shù)量短缺，請供貨商馬上補寄。若是此時工程緊急可先調(diào)用其它項目工程器材，待貨品到后再歸還。
庫存管理的成本概念
工程商最直接的成本包括管理成本、工資成本和材料成本，而材料成本往往占整個工程成本很高的比例，常在一半以上，因此如何對材料成本作有效的規(guī)劃及控制顯得十分重要。因為缺乏有效率的材料管理，將導(dǎo)致材料成本投資的不均。構(gòu)成器材總成本的公式如下：\r\n器材總成本＝庫存成本＋訂購成本＋購價\r\n由上述公式可知，除材料成本之外，庫存成本同時也占有相當(dāng)重要的地位。
有效的庫存管理
從供需角度看，物料管理的目標(biāo)不外乎有下列幾點：一、保持材料適當(dāng)適時供應(yīng)，以利工程施工順利；二、保持最經(jīng)濟的存量，才能維持材料適當(dāng)供應(yīng)而不虞匱乏，又不會存貨過多，導(dǎo)致企業(yè)資金不能有效周轉(zhuǎn)甚至負擔(dān)額外利息；三、避免無形中的浪費，以提升企業(yè)獲利的能力。
倉庫的管理及負責(zé)單位
倉庫如何管理應(yīng)由公司管理階層與有經(jīng)驗的相關(guān)人員，共同擬定一個標(biāo)準作業(yè)流程（SOP，Standard Operating Procedure）讓倉管人員遵循，這要視各自的具體情況而修訂。\r\n倉管人員可由采購人員兼任或外聘，安防工程商的兩大器材為線材及設(shè)備，若項目工程很多（至少幾十個項目工程），則可考慮由不同人員擔(dān)任線材倉管及器材倉管。這樣可以提高早上施工時領(lǐng)取器材的效率，避免影響正常的施工。筆者曾經(jīng)帶過施工隊，材料器材提領(lǐng)一般于前一日已準備好，并且填好領(lǐng)料單，同時將每一組施工人員所需材料整理成箱，這樣就節(jié)省了非常多的時間。\r\n筆者認為，成本觀念人人都有，只是有沒有去執(zhí)行而已。企業(yè)要有競爭力應(yīng)從小處著手，經(jīng)營者發(fā)現(xiàn)哪里有漏洞，就要立即進行補漏工作，改善公司制度。
高層工程人員查閱庫存狀況方式
工程公司一般都不怎么注重庫存，甚至根本沒有專門的管理人員。一般小型工程商器材幾乎都是零庫存，有案子才叫貨，但這對于稍有規(guī)模的公司就行不通了。管理者應(yīng)每天注意進出貨狀況以及庫存狀況，當(dāng)日若有變動就要查看庫存日報表，并于每月月底作盤點，看看是盤虧還是盤贏，再找出其問題癥結(jié)所在。同時每月作庫存調(diào)整，把庫存總量變成庫存金額交由會計部門，編入資產(chǎn)負債表及損益表等。
拿捏補貨時機與量的方法
前面談到依進貨的用途材料可分為項目工程使用（包含零星工程）、安全庫存及一般統(tǒng)購性材料設(shè)備；項目工程是針對具體某個項目，在施工前進貨即可，而一般統(tǒng)購性材料設(shè)備大都是屬于常用性的器材設(shè)備，如攝像機、DVR、卡片閱讀機、感應(yīng)片等，則選取策略采購。策略采購的數(shù)量往往比較大的有：攝像機，每次采購量約0.5K～1K；DVR采購數(shù)量約為100～500臺等。一般來說，線材或另料之類等比較容易出現(xiàn)缺料，這是因為金額不大或總類繁多容易疏忽，可請有關(guān)負責(zé)人列出上述材料的安全庫存，給倉管參考，倉管依所列數(shù)量保持安全庫存，以減少因零星叫貨所花費的成本及額外所損失的工時。
退貨時機判斷\
當(dāng)貨品送到后，有些重點器材要做重點式的測試，尤其是攝影機更要多加注意，如：攝影機的品質(zhì)是否和當(dāng)初約定的相同，如果購買的是防水?dāng)z影機最好作防水測試，將攝影機放到水桶中浸泡幾天，觀察防水效果如何。如果抽測幾支都沒有問題的話，那應(yīng)該是沒問題，反之若有問題應(yīng)該隨即請廠商解釋或整批退貨，否則等到現(xiàn)場安裝完成再來維修，一切都太晚了。
器材出庫后管理\
器材領(lǐng)出后要讓工程師或施工者確認規(guī)格及數(shù)量，并且要簽收以示銀貨兩訖。出庫后工程師要認真履行保管責(zé)任，若有遺失要追查原因及妥善處理相關(guān)補貨賠償問題，工程的進度不可因此延遲。
倉庫失竊的處理與防范
上面所談的驗貨、點貨及庫存管理日報表就是要防止失竊，銷貨要有成交單，領(lǐng)料要有項目領(lǐng)料單，借貨要有借貨單，每個貨品來龍去脈都要清楚。規(guī)模越大的公司，遺失的可能性越高；除此之外，展示品或測試品遺失的機會也較高，因此這些器材最好定期清點，且測試時間不要太長，否則容易忘記。管理者應(yīng)該注意到這一點，而且最好每天查看出貨日報表。
器材的放置與管理
另外，器材的放置要注意受潮。安全工程商的器材大多屬于電子產(chǎn)品，如受潮容易產(chǎn)生故障或不穩(wěn)定情況，最好不要直接放在地板上，可以的話上架最好；線材最好置放在棧板上面，線材受潮會氧化從而影響通訊品質(zhì)，如果不幸受淹或受潮，建議不宜再使用，以免影響商譽。\r\n\r\n本文作者曾任職電子公司采購部，及建設(shè)公司的維修部與采購部，并負責(zé)工地監(jiān)工?，F(xiàn)任中國臺灣宗亞信息經(jīng)理，為多項大型弱電工程主要規(guī)劃者。\r\n
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