在數(shù)字化趨勢下，很多企業(yè)都在尋求一些智能化手段來實現(xiàn)有效管理辦公空間、降低運營成本以及提升辦公效率，特別是疫情加速了傳統(tǒng)辦公模式的改變，也進(jìn)一步推動了辦公數(shù)字化解決方案需求的增加。

　　現(xiàn)階段商務(wù)辦公領(lǐng)域的數(shù)字化發(fā)展進(jìn)行到了什么樣的階段？如何依托人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、云計算、融合通信等技術(shù)助推傳統(tǒng)辦公模式的數(shù)字化變革?尤其是如何落實辦公場景的安防管理、會議管理等多方面的功能應(yīng)用?

　　7月27日，15:00-16:00，『AIoT創(chuàng)新應(yīng)用 話題大家談』直播間，上海云思智慧信息技術(shù)有限公司 副總裁胡軒圍繞著上述話題在直播間做了精彩分享，以下為直播訪談QA記錄，希望能給行業(yè)市場發(fā)展帶來些許參考！

　　Q：a&s 執(zhí)行主編 汪琴麗

　　A： 上海云思智慧信息技術(shù)有限公司副總裁  胡軒

　　Q：從云思的角度出發(fā)，如何理解“智慧辦公”的概念?

　　A：我認(rèn)為，智慧辦公，從技術(shù)定義和概念上來講，是企業(yè)和組織辦公場景面向未來的革命性升級。

　　現(xiàn)在各個行業(yè)都喜歡用1.0/2.0/3.0來表述行業(yè)發(fā)展階段

　　如果對標(biāo)智能生產(chǎn)領(lǐng)域的工業(yè)4.0，那么智慧辦公就是人類辦公行為的3.5階段。

　　為什么說是3.5呢？我覺得1.0是由人類生產(chǎn)管理行為所催生的傳統(tǒng)案頭辦公模式，隨著公司的產(chǎn)生，辦公室、寫字樓這種專為企業(yè)和組織經(jīng)營產(chǎn)生的建筑形式應(yīng)運而生，這個時代我們的人(人物)、地點(場景)、辦公資料(物)、事件(辦公流程)都是在線下的、案頭的；

　　2.0是由互聯(lián)網(wǎng)革命引發(fā)的辦公自動化與線上化，隨著郵件、OA辦公軟件的出現(xiàn)，人類辦公行為的交互、協(xié)同效率大大提高了，這個時代最大的標(biāo)志就是實現(xiàn)了無紙化(大家可以腦補一下哈，發(fā)生在大約十年前的場景)，我們辦公行為4要素中辦公事件的流程、審批完全實現(xiàn)了線上化，但是我們其他的三要素還是沒有本質(zhì)上的變化，大家還是要去辦公室上班、開會還是要坐在一起，還是郵件、OA、MSN三大辦公法寶來回切換。

　　隨著移動互聯(lián)網(wǎng)、5G的普及和發(fā)展，移動辦公成為了可能，所以辦公行為3.0的時代最大的特征就是突破了辦公地點，我們可以隨時隨地的處理郵件，處理OA流程，也可以在家里、在酒店，甚至在動車飛機上開視頻會議，這也是我們目前大部分企業(yè)和組織所經(jīng)歷的辦公時代。

　　然而，隨著人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的逐漸成熟和廣泛應(yīng)用，我們的智慧辦公時代來臨了，我覺的這個時代最大的特征就是利用這些劃時代的技術(shù)，同時把我們辦公人員（包括員工和企業(yè)管理者）、各類辦公設(shè)備和資產(chǎn)、貫穿全天的各類辦公場景，也就是咱們今天說的人、物、場都線上化了，并且區(qū)別于上一代標(biāo)準(zhǔn)化、前篇一律的辦公系統(tǒng)，智慧辦公可以自適應(yīng)我們企業(yè)自身的辦公和管理需求；同時，在將人、物、場線上化后，我們將三者在運行過程中產(chǎn)生的邏輯通過內(nèi)部的數(shù)據(jù)交換解決了我們原本辦公行為中很多繁瑣的環(huán)節(jié)。比如：邀約外部訪客來公司開會，這個看似簡單的動作在我們目前的辦公行為中可能要經(jīng)過N個步驟才可以完成。

　　而在智慧辦公時代，只要一個動作，通過我們的會議數(shù)字化產(chǎn)品發(fā)出一個外部訪客會議邀請，就會自動發(fā)出會議邀請郵件、參會者通過會議邀請鏈接就可以提前查看會議資料、自動關(guān)聯(lián)大樓的通行系統(tǒng)、到了會場通過掃臉實現(xiàn)簽到，坐在會議主持人通過坐席排布系統(tǒng)安排好的座位，會后根據(jù)權(quán)限查看當(dāng)場會議的會議紀(jì)要，甚至可以根據(jù)會議紀(jì)要被分配代辦任務(wù)等。

　　同樣，這種場景可能也時常發(fā)生在我們大企業(yè)集團(tuán)型客戶，在企業(yè)不同分部和分支機構(gòu)中頻繁的辦公行為。

　　另外，智慧辦公既能為辦公系統(tǒng)的使用者和參與者提供了更加便捷、快速、人性化的手段和體驗，也能為管理者提供更加全面、豐富、有價值的數(shù)據(jù)和工具。比如說一個超過千人的企業(yè)管理者，系統(tǒng)能夠掌握公司某一個項目推進(jìn)情況的會議，這種會議可能在某個節(jié)點上是非常關(guān)鍵的，會議數(shù)字化產(chǎn)品可以馬上讓他看到這場會議的會議紀(jì)要，甚至?xí)h語音和紀(jì)要的同步實時比對；當(dāng)然，管理者也完全可以根據(jù)通過數(shù)字會議的BI看板了解會議頻次和會議質(zhì)量，把握企業(yè)發(fā)展和治理的脈絡(luò)。

　　所以，智慧辦公時代貫穿了企業(yè)辦公關(guān)鍵行為的所有場景，填補了傳統(tǒng)OA無法滿足企業(yè)和組織精細(xì)化管理、降本增效、改善體驗的需求?？梢哉f，智慧辦公是企業(yè)打開未來大門的一把鑰匙，是傳統(tǒng)企業(yè)向數(shù)字化邁進(jìn)的重要核心。

　　Q：您看到這一波數(shù)字化浪潮在智慧辦公領(lǐng)域有帶來哪些明顯的變化和機會?

　　A：任何產(chǎn)業(yè)發(fā)展轉(zhuǎn)型必須經(jīng)過三個階段，導(dǎo)入期，發(fā)展期，成熟期三個階段，就像電動車，例如特斯拉，從剛發(fā)布時候很多人不接受，到很多人使用，是一個必然的階段。目前很多對辦公品質(zhì)有要求的大型企業(yè)來說，企業(yè)的辦公效率、降本增效已經(jīng)成為了必選項。但是就像很多新事物一樣，智慧辦公數(shù)字化客觀的講，它的受眾規(guī)模和需求，無論從應(yīng)用場景的覆蓋還是從企業(yè)的接受程度來講，都還處于萌芽期。

　　但是我們可以預(yù)見，數(shù)字化辦公未來一片光明。隨著政府不斷發(fā)布支持?jǐn)?shù)字化轉(zhuǎn)型的政策，以及目前一些大型頭部企業(yè)對數(shù)字化發(fā)展的重視，大家都有目共睹。所以在未來，辦公作為人類生產(chǎn)活動中最重要的環(huán)節(jié)，這個領(lǐng)域內(nèi)相關(guān)的數(shù)字化應(yīng)用和價值會越來越大，對企業(yè)未來發(fā)展和打造數(shù)字化企業(yè)都將是至關(guān)重要的。

　　Q：當(dāng)下，業(yè)內(nèi)充斥著數(shù)字化辦公、智慧辦公等諸多概念，這些概念是否有一定的標(biāo)準(zhǔn)?它們之間的區(qū)別又是什么?

　　A：智慧化主要是基于物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)來促進(jìn)辦公空間內(nèi)環(huán)境、應(yīng)用場景更加智能化；數(shù)字化辦公則主要指通過對辦公行為、辦公流程等數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、分析應(yīng)用，從而來為辦公空間管理、能耗管理、智慧通行、辦公運營等方面的應(yīng)用做支撐。

　　Q：我們注意到云思在行業(yè)內(nèi)提出了“泛辦公”的概念，可以具體講解一下什么是“數(shù)字化泛辦公”嗎?

　　A：泛辦公理念確實是我們云思在行業(yè)內(nèi)第一個提出來的。所謂泛辦公，其實就是就是相對于我們傳統(tǒng)辦公模式，智慧辦公在時間、空間、事件上帶來的無限延展，不再受地域、時空、系統(tǒng)間的限制，而是一個泛在的、無時不在、無處不在且能夠自學(xué)習(xí)、自適應(yīng)的數(shù)字化系統(tǒng)。

　　我們泛辦公相關(guān)產(chǎn)品主要指EOA系統(tǒng)， 這里解釋一下云思智慧EOA系統(tǒng)理念：

　　這個E有三個含義：

　　第一個就是Extension，也就是擴展的意思，剛才講到擴展不僅僅是指功能上的擴展，更是空間和場景上的擴展；

　　第二個是Experience，也就是體驗的意思，我們的數(shù)字化泛辦公解決方案更加關(guān)注用戶的體驗，能夠讓我們的用戶感覺到辦公也是一種樂趣；

　　第三個意思也就是Effcient，也就是高效的意思，我們的解決方案可以幫助企業(yè)和組織大大的提高辦公效能，同時可以降低成本，雖然降本增效這句話已經(jīng)被講爛了，但是我們的降本增效、幫我們的用戶省錢都是活生生的例子，后面我們可以展開講講。

　　Q：有哪些典型的案例可以大概說明一下數(shù)字化方案上線后，和傳統(tǒng)辦公模式相比，在辦公體驗、降本增效、節(jié)能環(huán)保等各方面有哪些明顯提升(可用實際數(shù)據(jù)說明)

　　A：在辦公體驗方面前面已經(jīng)舉了幾個例子了，這樣的例子實際上在很多辦公場景中比比皆是，我想如果朋友們有興趣，可以關(guān)注云思以及ssot的公眾號，聯(lián)系我們，在我們的智慧展廳和客戶的實際案例中去親自體驗，這肯定比我靠嘴說的要體驗好。

　　今天我想通過幾個實際案例跟大家分享一些降本增效的案例：

　　1、  在某金融數(shù)據(jù)中心項目中，原來外來訪客進(jìn)出園區(qū)都需要進(jìn)行人工登記，造成每天入園的排隊等候時長超過了45分鐘，在上線云思數(shù)字化通行產(chǎn)品后，通過線上化的訪客邀約以及自助認(rèn)證的方式，可以將單個人員登記的時長從3分鐘縮短到10秒，現(xiàn)在基本不會出現(xiàn)排隊現(xiàn)象。另外由于疫情影響，所以的訪客登記和身份驗證都是通過無接觸實現(xiàn)，在大大提高了通行效率的同時，也提高了安保工作、訪客身份認(rèn)證、防疫認(rèn)證的安全和效率。

　　2、在安亭某大型車企的廠區(qū)，以往每個廠區(qū)都需要配置3名以上的安保人員，2個管入園登記 一個管車輛的引導(dǎo)，通過云思數(shù)字化通行產(chǎn)品升級改造之后，平均每個廠區(qū)入口可以縮減1-2名安保人員。十幾個廠區(qū)就可以縮減一半的保安人員，每年節(jié)省的人力成本接近四五百萬。

　　3、 在某大型國有企業(yè)的會議場景，有50多種各類不同類型的會議室，通過云思數(shù)字化會議BI看板數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)8到15人的會議室每天都供不應(yīng)求，但是20人以上的會議室需求頻率很低?；谥庇^可靠的數(shù)據(jù)分析，我們可以幫用戶進(jìn)行了空間結(jié)構(gòu)的優(yōu)化調(diào)整，將部分的大型會議室改造成為了可分割的會議室，同時將另外一些非常低頻使用的會議室的空間進(jìn)行了釋放，由此將會議室的綜合使用率提升了百分之17%。

　　其實，這些例子都是數(shù)字化辦公直接帶來的效益，我們在和很多行業(yè)客戶交流的過程中，還發(fā)現(xiàn)了很多意想不到的數(shù)據(jù)用途。比如說某個互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)的人力資源部門希望通過我們的數(shù)字通行系統(tǒng)建立員工的工作時長的數(shù)據(jù)，對連續(xù)3天日工作時長超過12小時的員工數(shù)據(jù)要系統(tǒng)彈窗，然后公司要員工進(jìn)行強制休息和心理疏導(dǎo)，這也是數(shù)字化之后為企業(yè)對員工關(guān)懷提供管理手段的一個實例。

　　所以，數(shù)字化辦公給我們帶來的數(shù)字化變革遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出我們的想象。

　　Q：后疫情時代，智慧辦公模式有哪些新的變化？

　　A：我相信經(jīng)歷了上海封控之后，大部分的企業(yè)和員工都被迫適應(yīng)了居家辦公。線上會議和居家辦公協(xié)同已被迫融入辦公習(xí)慣。被封在家中遠(yuǎn)程與同事和客戶交流給我們帶來了非常多的不習(xí)慣，但同時也讓我們體驗到了線上辦公帶來的便利和高效。

　　在后疫情時代，零接觸場景也越來越多，對人臉的應(yīng)用也越來越廣泛，對我們的通行也提出了更多的要求，常態(tài)化疫情防控要求我們的通行管理能做到一站式通行，例如考勤，測溫，門禁合一，核酸碼、行程碼、疫情防控承諾書兩碼一書合一，在確保安全的前提下，大幅提高通行效率，同時減少人為核驗帶來的不確定性。另外我們的在線數(shù)字化訪客系統(tǒng)，也可以準(zhǔn)確無誤地將訪客身份、來訪時間、訪客的疫情相關(guān)情況實時通過人證比對進(jìn)行核驗，確保我們在疫情防控上的有效手段，

　　另外在后疫情時代，不同規(guī)模的企業(yè)對空間坪效的成本也越來越在乎。如果人不能來公司辦公，空置的辦公場地就變成了很大的支出，投入產(chǎn)出比很低。大型國企央企和中小型企業(yè)的老板都有一個感覺，就是好像我們并不需要這么大的辦公場地，在房租不能減免的情況下，也終于開始考慮如何提高辦公空間使用率，科學(xué)的管理我們的辦公空間。所以我們共享辦公的模式也在后疫情時代逐漸被大家接受和利用。像云思的數(shù)字化空間產(chǎn)品，在疫情之前已幫助很多的企業(yè)實現(xiàn)了空間坪效的優(yōu)化，實現(xiàn)了辦公場地成本的大幅降低，更實現(xiàn)了人、物、場的三者融合。

　　Q：混合辦公，本地+遠(yuǎn)程如何展開高效協(xié)作？

　　A：后疫情時代，線上辦公、會議、辦公協(xié)同將成為常態(tài)。這對我們在智慧辦公產(chǎn)品和智慧辦公解決方案的研發(fā)上提出了新的需求。例如云思智慧會議系統(tǒng)，支持線上線下會議同時預(yù)約，一鍵完成會議鏈接發(fā)送，會議資料上傳和在線查看。未來考慮到疫情的不確定。無論員工是在出差，在居家辦公、在辦公室，都可以無感地在本地和異地會議中切換。

　　另外，通過我們EOA平臺中的辦公協(xié)同功能，即使我們員工在家，也可以看到員工的工作狀態(tài)，是工作、休息還是免打擾，可以根據(jù)員工狀態(tài)實時的拉一個線上會議、更新一個共享文檔，沒被封控的同學(xué)也可以通過約見，到公司或者樓下的咖啡館見面聊聊。

　　Q：智慧辦公數(shù)字化升級探索過程中，最具挑戰(zhàn)性的環(huán)節(jié)在哪里？

　　A：企業(yè)數(shù)字化辦公轉(zhuǎn)型過程中的痛點主要來自三個方面：

　　1、企業(yè)內(nèi)部傳統(tǒng)職能部門分工與數(shù)字化場景打通需求的矛盾；

　　2、傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)(OA、HR、財務(wù)等)與數(shù)字化辦公系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)、邏輯的交互與兼容；

　　3、數(shù)字化辦公系統(tǒng)在集團(tuán)化組織應(yīng)用和部署時，管理構(gòu)架、權(quán)限和信息安全問題。

　　云思作為國內(nèi)領(lǐng)先的數(shù)字化辦公產(chǎn)品與服務(wù)的提供商，多年來為多個行業(yè)客戶賦能，積累了豐富的企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型實戰(zhàn)經(jīng)驗。云思的數(shù)字化泛辦公平臺（EOA），在實現(xiàn)數(shù)字化辦公全場景打通的基礎(chǔ)上，通過管理端職能、權(quán)限分級，平滑適應(yīng)企業(yè)內(nèi)部組織構(gòu)架；同時，EOA與市場主流辦公系統(tǒng)（OA、HR、財務(wù)）均有成熟接口, 可高效實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接；另外，EOA已應(yīng)用于多個集團(tuán)化企業(yè)、組織的數(shù)字化辦公轉(zhuǎn)型項目，并且成功通過等級保護(hù)等信息安全測評，充分保障了企業(yè)內(nèi)部辦公信息安全。

　　Q：未來3-5年，您所看到的行業(yè)未來發(fā)展走勢將如何，企業(yè)又有哪些前瞻性部署?

　　A：未來3-5年，我們一定會看到智慧辦公的發(fā)展期，無論是國家的數(shù)字化戰(zhàn)略還是企業(yè)面向未來競爭的實際發(fā)展需要，數(shù)字化都是企業(yè)和組織的必選項。

　　當(dāng)然，目前智慧辦公這個賽道還略顯孤獨，也希望有更多的企業(yè)和合作伙伴能夠更加關(guān)注智慧辦公領(lǐng)域即將到來的數(shù)字化時代，為行業(yè)帶來更多有價值的產(chǎn)品和解決方案，產(chǎn)業(yè)鏈上下游攜手共同推動智慧辦公行業(yè)業(yè)態(tài)的持續(xù)完善。