【安防知識網(wǎng)】在做會議營銷前首先必須確定會議主題，其次要明確會議邀請對象，最好是邀請同一領(lǐng)域中幾種類型的目標(biāo)客戶群體。只要企業(yè)的經(jīng)營理念、產(chǎn)品在某個(gè)領(lǐng)域能得到一些有影響力人員的認(rèn)可，這些準(zhǔn)備工作基本上不會有太大的問題。會議營銷分為四個(gè)步驟。

　　組織規(guī)劃

　　先做出會議的議程，再討論流程的合理性及科學(xué)性，且需對會議所需各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算，然后對預(yù)期效果進(jìn)行初步評估，經(jīng)公司審核通過后，再安排相關(guān)負(fù)責(zé)人專門處理，并將相關(guān)事宜落實(shí)到個(gè)人。安排業(yè)務(wù)人員聯(lián)系目標(biāo)客戶群體時(shí)，業(yè)務(wù)人員需注意：目標(biāo)客戶群體要鎖定某一個(gè)或者幾個(gè)圈子里面的人選，主要針對安防行業(yè)里面的工程商、器材商。在尋找目標(biāo)客戶群體時(shí)必須要量化到個(gè)人，數(shù)量要達(dá)到多少，這些事先都必須明確。

　　跟蹤細(xì)則實(shí)施

　　會議議程和費(fèi)用預(yù)算及預(yù)期目標(biāo)經(jīng)公司確定后，重點(diǎn)要對參加會議的客戶進(jìn)行跟蹤和篩選。在跟蹤客戶時(shí)要講究一定的技巧，例如，針對陌生客戶首先要進(jìn)行感情溝通，最好是以他的朋友介紹過來的身份、了解他的公司運(yùn)作漏洞，以客戶的運(yùn)作短板為切入口，這樣很快就會產(chǎn)生心靈共振。然后，可以向他們介紹一下公司的發(fā)展規(guī)劃及新產(chǎn)品開發(fā)計(jì)劃，企業(yè)在樣板市場的成功操作模式，安防行業(yè)的發(fā)展前景及市場容量，另外，還可以介紹公司在經(jīng)營政策方面的一些做法，如，價(jià)格體系及市場保護(hù)政策(確?？蛻敉顿Y后有合理的回報(bào))，對公司優(yōu)質(zhì)客戶及優(yōu)秀員工的額外獎(jiǎng)勵(lì)政策等。只有業(yè)務(wù)人員與客戶之間進(jìn)行充分的溝通后，目標(biāo)客戶才會認(rèn)可公司的一套操作方案，才有興趣參加營銷會議?？蛻魜頃h現(xiàn)場后就能深入了解公司的詳細(xì)情況，從而進(jìn)一步提升企業(yè)的形象及品牌影響力。

　　當(dāng)完成初步溝通工作后，與客戶之間建立了一定的感情基礎(chǔ)，就要和客戶進(jìn)行電話聯(lián)絡(luò)。電話溝通可分三個(gè)步驟走：第一步告知客戶此次會議的相關(guān)情況，有多少位重要客戶會參加會議，讓客戶感覺到機(jī)會可貴;第二步要通知已被成功批準(zhǔn)獲邀的客戶;第三步向客戶發(fā)邀請函，請客戶將回執(zhí)填好后傳回本公司。通過上述細(xì)致的安排，就確保了參會人數(shù)的準(zhǔn)確性，保證后期工作安排順暢。為保證會議營銷的效果，活動組織者在邀請函發(fā)出后要求各業(yè)務(wù)人員催客戶及時(shí)確認(rèn)回傳，以便公司統(tǒng)一安排客戶的相關(guān)事宜;另外，每個(gè)桌上要安排一位組織方的員工;有利益沖突的客戶盡量不要安排在同一個(gè)桌上;同一個(gè)業(yè)務(wù)人員管理的客戶盡量安排在同一個(gè)桌子上;事先準(zhǔn)備好在會議現(xiàn)場需要宣傳的主題、企業(yè)文化、標(biāo)語、客戶用的胸卡及客戶名單牌、簽到本及簽到牌匾、會議議程等;需在會議上演講的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也需事先準(zhǔn)備好相關(guān)的演講稿(要統(tǒng)一思路，領(lǐng)導(dǎo)演講分工要明確)，以便達(dá)到統(tǒng)一宣傳的效果。

　　為了使活動效果最大化，事先要準(zhǔn)備好攝影師并邀請新聞媒體朋友參加，以便會后進(jìn)行相應(yīng)的報(bào)道及宣傳。另外，建議邀請一些行業(yè)專家及政府官員參加會議，可以對產(chǎn)業(yè)發(fā)展趨勢做權(quán)威分析，而政府官員的參與有助于提升品牌在行業(yè)的影響力，顯示政府對該產(chǎn)業(yè)的支持及認(rèn)可程度。

　　現(xiàn)場指揮

　　為保證活動有條不紊地進(jìn)行，在活動現(xiàn)場，會議工作人員需進(jìn)行有效分組，確保工作職責(zé)明細(xì)，分工明確加大工作人員的責(zé)任感，分為：一、接待組;二、迎賓組;三、安保組;四、主持組;五、后勤組;六、現(xiàn)場總協(xié)調(diào)。在會議接待工作開展前最好召開工作人員會議，確保整個(gè)工作流程的平衡性，并確定參加會議的具體人員及數(shù)量。

　　在會議正式開始前的幾小時(shí)內(nèi)，業(yè)務(wù)人員必須要提醒客戶，以免出現(xiàn)參會不準(zhǔn)時(shí)及忘記參加會議的情況。會議現(xiàn)場的主題一定要明確，會議的所有內(nèi)容要圍繞主題展開。現(xiàn)場還需安排人員處理突發(fā)事件，如：會議現(xiàn)場銜接不順暢等。會議現(xiàn)場最好安排一些演講人員與會場人員之間的互動項(xiàng)目，以利于現(xiàn)場的氣氛調(diào)節(jié)。當(dāng)現(xiàn)場有突發(fā)事件時(shí)，要有相關(guān)負(fù)責(zé)人及時(shí)處理。

　　會后跟蹤

　　為使客戶對更詳細(xì)了解企業(yè)且增進(jìn)與客戶之間的感情。會議結(jié)束后，可分組與客戶進(jìn)行討論，跟蹤重點(diǎn)客戶，最好實(shí)現(xiàn)分組，并確定具體的討論主題，找出客戶關(guān)心的一些問題并針對性地解決。作為活動的舉辦者，會后，公司內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)及工作人員要針對會議的整個(gè)議程進(jìn)行全面評估，對預(yù)期效果進(jìn)行評估及深入分析，成功與不足，都要具體分析檢討。為了使活動給客戶留下深刻記憶，還可采取留影及制作紀(jì)念冊的方式，以保持會議影響力的持續(xù)性。

　　在各個(gè)產(chǎn)業(yè)運(yùn)用的營銷模式有幾十種，但我們安防產(chǎn)業(yè)還是一個(gè)技術(shù)驅(qū)動性產(chǎn)業(yè)，再加上受全球金融海嘯的影響，安防人士必須要考慮產(chǎn)業(yè)升級問題。會議營銷將是安防產(chǎn)業(yè)營銷升級的一個(gè)很好的切入口。