“病情”描述
醫(yī)院檔案管理的對象是在醫(yī)院各種活動過程中產(chǎn)生各類形式的傳統(tǒng)檔案。主要包括在黨務(wù)、行政、醫(yī)療、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、會計、預(yù)防和保健十大類工作中，產(chǎn)生的文字類、圖片類、視頻類、音頻類和表格類的檔案。通過拷貝、掃描等方法把各類型的傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案。建立數(shù)字化檔案，既可以方便快捷地提供查檔，又能保護(hù)傳統(tǒng)檔案的完整性，防范傳統(tǒng)檔案在借閱的過程中，由于借閱人的使用不當(dāng)，對檔案造成損傷，尤其是紙質(zhì)類的檔案。
從醫(yī)院整體角度分析，醫(yī)院臨床醫(yī)技各科室、行政管理及后勤等各部門，各級領(lǐng)導(dǎo)、各科室干部和醫(yī)護(hù)技術(shù)人員，或多或少都會形成文件材料檔案。若這些檔案由各科室分散管理，不便于綜合利用，也不利于檔案完整保存和信息安全，且容易造成重復(fù)保存現(xiàn)象，導(dǎo)致人力、物力和空間浪費(fèi)。
傳統(tǒng)的以手工操作為主的管理檔案，勞動強(qiáng)度大但工作效率卻很低，并且案卷基本都是以紙質(zhì)形式保存，查閱比較繁瑣，且容易損毀，已不能滿足顯示需求，必須要對這些“病”進(jìn)行及時治療。
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治療“藥方”
通過對醫(yī)院數(shù)字化檔案的業(yè)務(wù)規(guī)則分析研究，把基于業(yè)務(wù)規(guī)則引擎的方法應(yīng)用到醫(yī)院數(shù)字化檔案的管理，能有效提高醫(yī)院數(shù)字化檔案的管理和使用效率，從而提升醫(yī)院檔案管理水平和應(yīng)用價值。
業(yè)務(wù)規(guī)則引擎在整個系統(tǒng)中具有非常重要的作用，在設(shè)計時需要做到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)校驗的準(zhǔn)確、快速和高效，業(yè)務(wù)規(guī)則設(shè)置和調(diào)整的靈活方便，結(jié)果描述清晰。根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)則引擎需求的總體分析，醫(yī)院檔案歸類業(yè)務(wù)引擎端主要由歸類業(yè)務(wù)規(guī)則引擎和后臺歸類業(yè)務(wù)處理端群組成，如圖所示。
歸類業(yè)務(wù)規(guī)則引擎主要對未歸類檔案數(shù)據(jù)按照十大類檔案進(jìn)行分類校驗，然后由后臺歸類業(yè)務(wù)處理端群根據(jù)不同類型的檔案進(jìn)行自動歸類操作。
用戶端：各級檔案管理員把數(shù)字化檔案提交到歸類應(yīng)用服務(wù)器，然后把這些未進(jìn)行歸類的數(shù)字檔案保存到數(shù)據(jù)庫。當(dāng)整個流程完成，把這些數(shù)字化檔案分門別類歸類好以后，就可以方便管理各類醫(yī)院數(shù)字化檔案，也可以快速查找各類需要的數(shù)字化檔案。
醫(yī)院數(shù)字化檔案歸類應(yīng)用服務(wù)器：接受檔案管理員通過應(yīng)用管理系統(tǒng)提交的各類數(shù)字檔案數(shù)據(jù)，并進(jìn)行數(shù)據(jù)完整性和邏輯的判斷，然后把符合要求的數(shù)據(jù)提交到數(shù)據(jù)庫。另一方面，該應(yīng)用服務(wù)器也提供用戶管理和查詢已經(jīng)歸類好的各類檔案。如果當(dāng)醫(yī)院數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)量非常大時，條件允許可以把用戶提交未歸類數(shù)字化檔案應(yīng)用服務(wù)器和管理、查詢已完成歸類數(shù)字化檔案應(yīng)用服務(wù)器分開，這樣可以各司其職提高專業(yè)性和效率，醫(yī)院數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫也可以把未歸類和已歸類的數(shù)據(jù)庫分開。在本方案中，應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫都是采用合并在一起的方式處理。
醫(yī)院數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫：通過應(yīng)用服務(wù)器提交的各類數(shù)字、檔案數(shù)據(jù)存儲的數(shù)據(jù)倉庫。先接受未歸類過的各類數(shù)字化檔案，然后通過相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)則歸類，完成數(shù)字化檔案的保存。
醫(yī)院數(shù)字化檔案歸類業(yè)務(wù)規(guī)則引擎應(yīng)用服務(wù)器：管理員根據(jù)醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)分析，把各類未歸類的數(shù)字化檔案按照黨務(wù)、行政、醫(yī)療、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、會計、預(yù)防和保健十大類方法分別歸類。通過對業(yè)務(wù)規(guī)則引擎的篩選，符合十大類數(shù)字化的檔案提交到符合規(guī)則數(shù)據(jù)庫，如果不符合歸類的數(shù)字化檔案，通過提醒助手交由人工歸檔處理，然后回寫到醫(yī)院數(shù)字化檔案歸類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫。
后臺歸類業(yè)務(wù)服務(wù)端群：按照十大類檔案分別操作對數(shù)字化檔案進(jìn)行歸類，然后回寫到醫(yī)院數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。
為防止后臺歸類業(yè)務(wù)處理端同時爭搶同一個數(shù)字化檔案，引入數(shù)據(jù)緩沖池技術(shù)解決資源爭搶問題。后臺歸類業(yè)務(wù)處理端定時掃描未歸檔檔案數(shù)據(jù)緩沖池，定時掃描的時間間隔可以動態(tài)設(shè)置，這樣設(shè)計可以根據(jù)實際業(yè)務(wù)量情況動態(tài)調(diào)優(yōu)。當(dāng)未歸檔數(shù)據(jù)緩沖池有數(shù)據(jù)，后臺歸類業(yè)務(wù)處理端就取走一批數(shù)據(jù)，而不是每次只取走一個檔案數(shù)據(jù)，這樣可以防止多個后臺歸檔業(yè)務(wù)處理端不停地掃描數(shù)據(jù)緩沖池，后臺歸檔業(yè)務(wù)端取到一批檔案數(shù)據(jù)后，判斷該檔案是否已經(jīng)被歸類。如果沒有歸類，就進(jìn)行歸類操作，接著取下一個檔案，直到當(dāng)前批次檔案數(shù)據(jù)都被處理結(jié)束。
采用業(yè)務(wù)規(guī)則引擎的醫(yī)院檔案管理有助于降低大量的人工成本，減少人為操作誤差，規(guī)范業(yè)務(wù)處理過程，提高業(yè)務(wù)處理效能，提高對醫(yī)院數(shù)字化檔案的管理和使用效率，從而提升醫(yī)院檔案管理和應(yīng)用價值。
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