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前段時(shí)間，一天，筆者應(yīng)約見(jiàn)客戶，驅(qū)車趕抵目的地后，前臺(tái)小姐告知，公司老總正在召開(kāi)中高層管理會(huì)議，我們的約見(jiàn)時(shí)間被延后，但估計(jì)很快就會(huì)結(jié)束了。小姐滿臉微笑，引座倒水過(guò)后，給了我們一些有關(guān)公司的市場(chǎng)宣傳冊(cè)和產(chǎn)品資料……想想也好，在見(jiàn)面之前能充分利用時(shí)間翻閱資料，借機(jī)了解企業(yè)背景，或許在待會(huì)兒的溝通中還能與客戶多產(chǎn)生一些觀點(diǎn)上的認(rèn)同或共鳴。可不巧的是，那天的會(huì)議開(kāi)得很特別，讓我們等了個(gè)過(guò)午……\r\n散會(huì)后，客戶直抱歉，說(shuō)因?yàn)楣咀罱狭诵碌男畔⒐芾硐到y(tǒng)，在使用中碰到不少操作和協(xié)調(diào)上的問(wèn)題，會(huì)上大家七嘴八舌，牽出不少煩事，使得會(huì)上難有定論，性急的老板在會(huì)上照直了點(diǎn)名罵人。筆者問(wèn)：“是每周例會(huì)嗎？”答曰：“可以說(shuō)是吧。”“時(shí)間都那么長(zhǎng)嗎？”“那可沒(méi)準(zhǔn)，但這樣的會(huì)幾乎每天都要開(kāi)”?！澳菫槭裁床豢刂茣r(shí)間呢？”“如何控制？會(huì)議上問(wèn)題一來(lái)，七牽八扯的，就沒(méi)完沒(méi)了了”。\r\n那天，筆者不是參會(huì)人員，自然對(duì)開(kāi)會(huì)的情景不得而知，但這讓我想起了另外一次親身經(jīng)歷的公司例會(huì)。同樣是周六，會(huì)首，各業(yè)務(wù)員輪番總結(jié)業(yè)績(jī)，同時(shí)提出問(wèn)題，七嘴八舌，由于出發(fā)點(diǎn)各不相同，提的問(wèn)題看似相關(guān)又不相同。會(huì)間，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不斷居高臨下、插話回復(fù)問(wèn)題，問(wèn)題解答多頭出政，讓人感覺(jué)似是而非，無(wú)所適從。會(huì)后，結(jié)果不了了之，行為方式一切照舊。\r\n看來(lái)，開(kāi)會(huì)看似簡(jiǎn)單卻并非易事，有如名人所言：“會(huì)議是一群重要人物的聚集，他們中的每一個(gè)人單個(gè)來(lái)說(shuō)什么事都做不了，但聚在一起卻決定什么事都不做。”難怪有調(diào)查結(jié)果表明：“80%的經(jīng)理承認(rèn)，60%的時(shí)間在開(kāi)會(huì)；80%的經(jīng)理承認(rèn)，60%的會(huì)議沒(méi)有效率和效益！”\r\n那么，如何召開(kāi)富有成效的會(huì)議呢？以下秘籍，愿與大家共饗。

召開(kāi)高效會(huì)議的指導(dǎo)方針

1、事前準(zhǔn)備好具體的議程，概述會(huì)議的目的和目標(biāo)，并將議程提前分發(fā)給與會(huì)者，不搞突然襲擊。\r\n2、明確會(huì)議的時(shí)限。\r\n3、會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，按時(shí)結(jié)束。\r\n4、在會(huì)議開(kāi)始和結(jié)束時(shí)，有效地進(jìn)行“W3s”（何事？何人？何時(shí)？）的回顧。\r\n5、各位與會(huì)成員均需有備而來(lái)，并要鼓勵(lì)他們積極參與。\r\n6、在會(huì)議上不允許單個(gè)與會(huì)者搞一言堂，不讓他人發(fā)言。\r\n7、會(huì)議的主持人應(yīng)積極參與，但是不唱獨(dú)角戲。\r\n8、如果有人（包括主持者）作長(zhǎng)篇大論，要禮貌地請(qǐng)他縮短發(fā)言——要把重點(diǎn)放在會(huì)議的議程上。\r\n9、運(yùn)用“暫時(shí)擱置”方法處理非議程的事項(xiàng)。\r\n10、會(huì)議的書面總結(jié)和“W3s”應(yīng)該盡快發(fā)放（24-48小時(shí)內(nèi)）。\r\n11、不要上邊開(kāi)大會(huì)，下邊交頭接耳開(kāi)小會(huì)，每次只能有一人發(fā)言。\r\n12、不要對(duì)其他與會(huì)者吼叫或者有其它無(wú)禮舉動(dòng)。\r\n13、會(huì)議的成效和與會(huì)人數(shù)成反比，所以只邀請(qǐng)最必要的人員參加。\r\n14、會(huì)議如果到了規(guī)定時(shí)間尚未結(jié)束，應(yīng)重新安排新的會(huì)議時(shí)間（通常的處理方法），或者在取得與會(huì)者同意的情況下延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間 (少數(shù)情況下的處理方法)。\r\n15、如不能參加會(huì)議，應(yīng)提前通知主持人，如可能的話，委派代表參加。\r\n16、在會(huì)議開(kāi)始之前必須先將所有的手機(jī)關(guān)閉，會(huì)議期間不允許打電話。

會(huì)議中的“W3s” （何事？何人？何時(shí)？）管理

1、不要忽略它們，“W3s”是不會(huì)自動(dòng)消失的！\r\n2、不要在會(huì)上完成，要在會(huì)議之前和之后完成“W3s”工作。\r\n3、在下一次會(huì)議之前，通知會(huì)議的書記員收集各人所負(fù)責(zé)的“W3s”工作的完成情況:\r\n·“W3s”工作已經(jīng)完成；\r\n·“W3s”工作還未完成——將新的完成日期告訴書記員。\r\n4、會(huì)上主持人或書記員將詢問(wèn)與會(huì)者，“W3s”工作的完成情況。\r\n5、如果“W3s”的問(wèn)題需要在會(huì)議上加以討論，要預(yù)先通知會(huì)議主持人，將這個(gè)議題加入會(huì)議的議程中。

召開(kāi)高效會(huì)議的八大要素

1、明確會(huì)議的目的——召開(kāi)會(huì)議的原因。\r\n·解決問(wèn)題\r\n·決策\(yùn)r\n·作報(bào)告或演示（講座）或者（互動(dòng)）\r\n·反饋和評(píng)估（針對(duì)匯報(bào)或者演示型會(huì)議的反饋和評(píng)估）\r\n·以上均包括\r\n2、目標(biāo): 會(huì)議上要達(dá)成什么結(jié)果？——預(yù)期的結(jié)果。\r\n3、日期，時(shí)間和地點(diǎn)：開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間（會(huì)議時(shí)限）。\r\n4、議程: 要具體，有明確時(shí)間和具體議程。如果議程看上去不全面或者達(dá)不到預(yù)期成效——那么干脆不開(kāi)。\r\n5、記錄 (會(huì)議記錄): 指派書記員進(jìn)行記錄。\r\n6、追蹤 (W3s): 要求與會(huì)者和其他人采取的行動(dòng)。已分派的W3s必須有任務(wù)承接人（何人Who?），具體的最終成果（何事What?）和具體的時(shí)限（何時(shí)When?）。在本次會(huì)議和下次會(huì)議之間必須完成這些分派的工作。\r\n 7、嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律。

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